各學(xué)院：
為及時(shí)準(zhǔn)確做好2020屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，確保畢業(yè)生檔案安全、無(wú)誤到達(dá)寄往地，現(xiàn)就畢業(yè)生檔案的整理、檔案信息維護(hù)等相關(guān)工作通知如下：
一、畢業(yè)生檔案整理、封裝及排序
1、畢業(yè)生歸檔材料主要有：①高中學(xué)籍表；②高中體檢表；③高校招生考生報(bào)名登記表；④高中相關(guān)其他材料；⑤身份證復(fù)印件；⑥大學(xué)階段學(xué)籍表⑦每學(xué)年的獎(jiǎng)懲及其相關(guān)材料（以學(xué)校下發(fā)的文件為依據(jù)）⑧實(shí)習(xí)鑒定表；⑨高校畢業(yè)生登記表⑨派遣報(bào)到通知單存根，即《報(bào)到證》“白聯(lián)”⑩教師資格證?團(tuán)員檔案材料等。請(qǐng)裝袋人和復(fù)查人對(duì)照檔案袋上的目錄逐項(xiàng)清點(diǎn)、核對(duì)歸檔材料，清楚登記每項(xiàng)材料的件數(shù)，無(wú)材料請(qǐng)?jiān)谀夸?/span>填“0”。
2、升學(xué)畢業(yè)生檔案的整理按照調(diào)檔函上的具體內(nèi)容，在核對(duì)表中填寫(xiě)相關(guān)信息。并將調(diào)檔函復(fù)印件貼在畢業(yè)生檔案袋背面。
3、黨員檔案和團(tuán)員檔案按照組織部和團(tuán)委要求辦理, 請(qǐng)?jiān)诋厴I(yè)生檔案袋目錄欄中填寫(xiě)黨員檔案材料和標(biāo)注團(tuán)員檔案數(shù)量，獨(dú)立封裝后的黨員檔案袋或者團(tuán)員檔案袋直接裝入畢業(yè)生檔案內(nèi)（若因黨員檔案袋太厚無(wú)法裝入，請(qǐng)將同一檔案編號(hào)的畢業(yè)生檔案袋和黨員檔案袋用透明膠帶上下、整齊地固定在一起）。
4、請(qǐng)認(rèn)真填寫(xiě)聯(lián)系電話等封面信息，裝檔工作完成后，裝檔人、復(fù)查人簽名并密封。檔案袋完成密封后，在密封處加蓋學(xué)院公章。
5、檔案編號(hào)與排序
（1）請(qǐng)?jiān)?/span>學(xué)工系統(tǒng)中查詢畢業(yè)生檔案編號(hào)，并抄寫(xiě)在檔案袋相應(yīng)位置。操作如下：登錄學(xué)工系統(tǒng)——檔案信息，檔號(hào)列即為檔案編號(hào)。
（2）請(qǐng)輔導(dǎo)員將所帶專業(yè)班級(jí)根據(jù)檔案號(hào)，按檔案編號(hào)（非學(xué)號(hào)）從小到大的順序（小號(hào)在上、大號(hào)在下）進(jìn)行排序整理。
二、畢業(yè)生檔案郵寄信息維護(hù)
1、郵寄檔案包括已派遣（有派遣報(bào)到證）和升學(xué)的畢業(yè)生檔案。具體名單和檔案號(hào)已經(jīng)發(fā)送至輔導(dǎo)員郵箱。
2、檔案信息核對(duì)：本次檔案郵寄信息核對(duì)主要是升學(xué)和依據(jù)就業(yè)協(xié)議書(shū)派遣的畢業(yè)生檔案（派回生源地的畢業(yè)生檔案郵寄地址由就業(yè)系統(tǒng)自動(dòng)生成）；考取碩士研究生的以《調(diào)檔函》為準(zhǔn)；依據(jù)協(xié)議書(shū)派遣的以《就業(yè)協(xié)議書(shū)》為準(zhǔn)，請(qǐng)各位輔導(dǎo)員及時(shí)查看核對(duì)。如果發(fā)現(xiàn)郵寄單位或地址錯(cuò)誤，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)在核對(duì)名單表中備注欄中。（收件人姓名、收件人手機(jī)號(hào)碼或座機(jī)號(hào)碼，單位名稱，地址：省、市、區(qū)、路、號(hào)，寄達(dá)的城市，郵編等）請(qǐng)于7月10日前發(fā)送至hl1035716206@hsu.edu.cn。
3、已向輔導(dǎo)員提出改派申請(qǐng)的，并需要將檔案郵寄至新改派單位的，請(qǐng)改派后再進(jìn)行檔案郵寄信息的更改。
三、檔案回收
1、請(qǐng)各畢業(yè)班輔導(dǎo)員準(zhǔn)確核對(duì)信息，確認(rèn)交送檔案的畢業(yè)生名單與檔案袋份數(shù)一致。
2、各學(xué)院做好檔案的核查、密封、排序后，于下表中安排的時(shí)間將畢業(yè)生檔案送到大學(xué)生事務(wù)中心。
序號(hào) | 學(xué)院 | 檔案移交時(shí)間 |
1 | 旅游學(xué)院 | 7月10號(hào)上午 |
2 | 機(jī)電學(xué)院、文學(xué)院 | 7月10日下午 |
3 | 生命與環(huán)境科學(xué)學(xué)院 | 7月13日上午 |
4 | 信息工程學(xué)院、數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院 | 7月13日下午 |
5 | 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 | 7月14日上午 |
6 | 教育科學(xué)學(xué)院、建筑工程學(xué)院 | 7月14日下午 |
7 | 藝術(shù)學(xué)院、體育學(xué)院 | 7月15日上午 |
8 | 化學(xué)化工學(xué)院、外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 | 7月16日上午 |
9 | 文化與傳播學(xué)院 | 7月16日下午 |
3、檔案交接時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)打印檔案名單，交接雙方清點(diǎn)確認(rèn)并簽字，并辦理交接手續(xù)。
就業(yè)指導(dǎo)中心
2020年6月28日
